DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS)

1.      Pengertian Database Management System

Database Management  System  atau  DBMS  adalah  perangkat  lunak  yang  didesain untuk membantu dalam memelihara dan menggunakan koleksi data dalam jumlah yang besar.  Penggunaan DBMS adalah untuk menyimpan data  dalam  file     dan     menulis   aplikasi   dengan   kode   khusus   untuk   mengaturnya.  Sistem manajemen database (DBMS)  merupakan kumpulan program untuk membuat dan memaintain sebuah database oleh user. DBMS merupakan sistem software general-purpose yang memiliki fasilitas proses define, construct dan manipulate database untuk aplikasi yang bervariasi.

·         Define : spesifikasi tipe data, struktur dan constraint data yang akan disimpan dalam database

·         Construct : proses menyimpan data  itu sendiri ke dalam beberapa media penyimpanan  yang dikontrol DBMS.

·         Manipulate : fungsi seperti query database untuk memanggil data khusus, update database dan generate laporan dari data.

Software DBMS general-purpose tidak selalu dibutuhkan untuk mengimplementasikan database yang terkomputerisasi. Dapat juga sekumpulan program untuk membuat atau memaintain database, dibuat sendiri (ini yang dinamakan software DBMS special-purpose).

Sistem database merupakan sebutan untuk kedua database dan software DBMS.

      2.    Sistem Basis Data

Basis data dan teknologinya telah memainkan peran penting seiring dengan pertumbuhan penggunaan komputer. Basis data telah digunakan pada hampir seluruh area dimana komputer digunakan, termasuk bisnis, teknik, kesehatan, hukum, pendidikan dan sebagainya. Kata basis data dapat didefinisikan sebagai kumpulan data yang saling berhubungan. Sedangkan kata data dapat didefinisikan sebagai fakta yang direkam atau dicatat. Sebagai contoh adalah nama, nomor telepon, dan alamat dari orang-orang yang anda kenal. Anda mungkin telah merekam data ini pada buku alamat, atau anda dapat menyimpannya dalam disket, menggunakan komputer personal dan perangkat lunak seperti dBASE IV. Sistem Basis Data  adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

     3.  Pelaku yang Terlibat dalam Lingkungan Database

         A.    Database Administrator

               Dalam lingkungan database, sumber utama adalah database itu sendiri dan sumber kedua adalah DBMS dengan softwarenya. Pengaturan sumber ini dilakukan oleh seorang Administrator Database (DBA). DBA bertanggungjawab atas otorisasi akses ke database, mnegkoordinir dan memonitor penggunaannya dan mendapatkan sumber hardware dan software yang dibutuhkannya. DBA bertanggungjawab atas masalah2 seperti pelanggaran keamanan atau waktu respon sistem yang buruk. Dalam organisasi yang lebih besar, DBA dibantu oleh seorang staff yang menyelesaikan fungsi-fungsi ini.

  Ø  Kegiatan Database Administrator

          a.       Menjalankan administrasi harian (mengawasi performa sistem, menjamin suksesnya backup  serta membangun dan implementasi rencana disaster recovery)

          b.      Mengatur data untuk memberikan pengguna kemampuan mengakses, merelasikan dan melaporkan informasi bagaimanapun bentuknya.

          c.       Membuat aturan standar untuk mengatur penggunaan dan pengambilan data oleh perangkat lunak antarmuka serta melindungi data-data penting / rahasia.

          d.      Memodifikasi basis data yang ada atau memberitahu programmer dan analis tentang perubahan yang diperlukan.

          e.       Menguji program atau basis data, memperbaiki kesalahan dan membuat modifikasi yang diperlukan.

          f.       Melatih pengguna dan melayani konsultasi tentang basis data yang dikelolanya.

     Ø  Persiapan alat dan bahan DBA

           a.       Penentuan rancangan

               Penentuan TEMA merupakan titik awal dalam pengambilan langkah-langkah selanjutnya. Tanpa menentukan TEMA, maka basis data yang akan dibuat menjadi tidak fokus dan bahkan menjadi tidak akan selesai pada waktunya. Sebuah TEMA dapat diperoleh saat terjadi pemesanan perangkat lunak (termasuk basis data).

 b.      Pengumpulan Data

Ketika tema telah ditentukan yang sesuai dengan pemesanan , langkah selanjutnya yaitu pengumpulan data. Pengumpulan data biasanya terdiri dari peta, report, form dan sebagainya. Apabila sudah diperoleh data tersebut maka dimasukkan ke aplikasi berbasis data.

Aplikasi ber-basis data merupakan aplikasi yang meng-otomasi dan meng-optimasi proses manual yang sebelumnya telah dilakukan. Input dan output sama dengan proses manual, hanya saja semua data disimpan dalam bentuk digital (bukan bertumpuk-tumpuk kertas) dan hanya report yang diperlukan saja yang akan dicetak. Untuk menjadikan aplikasi ber-basis data yang akan dibuat sesuai dengan kondisi yang diharapkan, maka disinilah pentingnya peta, report, form dan hasil wawancara yang telah dikumpulkan. Dengan contoh data yang dikumpukan, proses pembuatan basis data tidak MENGADA-ADA dan MEMAKSA. Sesuai dengan teori yang ada yaitu :

Semakin MENGADA-ADA dan MEMAKSA =

semakin BANYAK KESALAHAN =

semakin LAMA PEMBUATAN SISTEMNYA =

semakin TIDAK BERGUNA SISTEM ANDA

karena TIDAK SESUAI KONDISI SEBENARNYA

Pengumpulan data dan informasi sebaiknya terus dilakukan sampai aplikasi siap digunakan. Selain untuk uji coba dengan data terbaru, system builder akan semakin tahu tentang keinginan pemesan.

c.       Metode Pengumpulan Data

Terdapat DUA JENIS DATA, yaitu

    1.      DATA PRIMER yang merupakan data yang diperoleh secara langsung dari lapangan. Metode yang digunakan adalah :

         ·         Teknik wawancara

         ·         Teknik observasi/pengamatan

         ·         Teknik pengambilan sampel

    2.      DATA SEKUNDER yang merupakan data yang diperoleh dari pengkajian bahan-bahan pustaka (buku,artikel,hasilk penelitian sebelumnya,dll). Metode yang digunakan dalam data sekunder yaitu STUDI LITERATUR.

d.      Mempersiapkan Perangkat Pendukung yang Sesuai

         Untuk melengkapi data tersebut agar sesuai dengan pemesanan hendaknya di sertai dengan perangkat pendukung agar menjadi data yang tidak Mengada-ada. Adapun perangkat pendukung tersebut diantaranya :

·         DBMS (Data Base Management System) : Merupakan perangkat utama untuk mengelola basis data. Biasanya pada DBMS telah terdapat antar muka untuk memanajemen basis data dan data yang ada didalamnya. Misalnya :

Mysql : Mysql Administrator

Ms. SQL Server : Enterprise Manager

Oracle : SQLPlus / iSQLPlus

·         Bahasa Pemrograman Antar Muka

Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun antar muka penjembatan antara casual user dengan basis data. Harus dapat melakukan komunikasi dengan DBMS untuk melakukan manipulasi data (SELECT,INSERT,UPDATE,DELETE) dan harus dapat memunculkan report sesuai permintaan pemesan. Misalnya : JAVA,PHP,ASP,VB,PERL,PHYTON,C++,GCC,DELPHI,dll

·         Script Editor

Perangkat lunak yang digunakan untuk menuliskan kode program yang akan di-COMPILE dengan menggunakan bahasa pemrograman. Script editor digunakan bila tidak ada editor bawaan dari bahasa pemrograman yang digunakan. Misalnya Notepad++,Adobe Dreamweaver, Cool Edit, dll.

·         Text editor

Perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat progress, hal-hal penting atau dokumentasi yang mencakup apapun proses pengembangan sistem. Misalnya Notepad, Wordpad, Kedit, Openoffice Word, dll

·         Diagram editor

Perangkat lunak yang digunakan untuk mempermudah pembuatan diagram yang tidak bisa dilakukan oleh editor biasa. Misalnya Ms. Visio, Dia, Power Designer, dll

·         Perangkat komputer personal (PC) atau komputer jinjing (notebook, laptop, netbook, tablet PC, desknote, dll) beserta Sistem Operasi yang memang mampu untuk melakukan proses compile menggunakan bahasa pemrograman yang digunakan dan kemudian menampilkannya.

e.       Pembagian dan Penjadwalan Project

Berfungsi sebagai prosesnurutan untuk mengerjakan project tersebut.

B.     Database designer

Database designer bertanggungjawab atas identifikasi data yang disimpan dalam database dan pemilihan struktur yang sesuai untuk mewakili dan menyimpan dataini. Tugas ini perlu dilakukan sebelum database yang sebenarnyadiimplementasikan dan berisi data. Selain itu juga bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan semua user database untuk memahami kebutuhannya, dan mencapai desain yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam banyak kasus, desainer adalah seorang staff dari DBA dan kemungkinan ditugaskan untuk hal lain jika desain database selesai dibuat. Desainer database secara khusus berinteraksi dengan setiap kelompok user dan membangun view dari database yang sesuai dengan data dan memproses kebutuhan kelompok tersebut. View ini kemudian dianalisis dan diintegrasikan dengan view dari kelompok user yang lain. Desain database akhir mampu mendukung kebutuhan dari semua kelompok user.

C.     End users

End user merupakan orang2 yang pekerjaannya membutuhkan akses ke database untuk query, update dan generate laporan. Beberapa kategori dari user :

·         Casual end user : yang mengakses database, tetapi mereka membutuhkan informasi yang berbeda setiap saat. Mereka menggunakan bahasa query database yang canggih untuk menspesifikasikan permintaan dan mereka adalah manajer tingkat tinggi atau menengah.

·         Naïve atau parametric end user : fungsi pekerjaaan utama mereka adalah berkisar pada query dan update database, menggunakan tipe standar dar query dan update – disebut canned transaction – yang perlu diprogram dan diuji secara hati2.

·         Sophisticated end users : mencakup ahli teknik, ilmuwan, analis bisnis dan lainnya yang terbiasa dengan  fasilitas dari DBMS untuk mengimplementasikan aplikasi sesuai kebutuhannya.

·         Stand-alone end users : memaintain database personal dengan  menggunakan paket program yang sudah jadi yang menyediakan menu yang easy user dan interface tabg berbasis grafik.

D.    System analysts and application programmers (software engineers)

Analisis sistem menentukan kebutuhan user khususnya end user yang naïve dan parametric dan membuat spesifikasi  untuk canned transaction yang sesuai dengan kebutuhan. Pemrogram aplikasi mengimplementasikan spesifikasi in sebagai program; kemudian diuji, didebug, didokumentasikan. Software engineers ini perlu terbiasa dengan kemampuan DBMS dalam menyelesaikan tugas2nya.

E.     Pelaku lainnya

·         DBMS system designers and implementers

·         Tools developers : orang2 yang mendesain dan mengimplementasikan tool – paket software yang menyediakan dan menggunakan desain sistemdatabase dan meningkatkan kinerja.

·         Operators and maintenance personnel : bertanggungjawab atas hardware dan software dari sistem database yang dioperasikan dan dimaintenace

     4.      Keuntungan Menggunakan DBMS

1)      Controlling redundancy

Redundansi terjadi jika banyak data disimpan dua kali, masing-masing pada file dari setiap kelompok user. Kelompok user  yang lain boleh menyalin beberapa atau semua data yang sama ke file mereka. Beberapa masalah yang timbul yaitu pertama kebutuhan untuk update secara logika menjadi berulang-ulang. Kedua adalah ruang penyimpanan yang besar ketika data yang sama disimpan berulang-ulang.  File yang berisi data yang sama, menjadi  tidak konsisten. Meskipun update diaplikasikan ke seluruh file yang sesuai, data tetap tidak konsisten karena update dilakukan bebas oleh setiap kelompok user. Dalam pendekatan database, view dari kelompok user yang berbeda diintegrasikan selama desain database. Untuk konsistensi, perlu desain database yang menyimpan setiap item data logika dalam hanya satu lokasi pada database. Dengan redudansi yang terkontrol memungkinkan kinerja dari query meningkat.

2)      Restricting unauthorized access

Ketika multiple users berbagi  database, ada beberapa user yang tidak diotorisasikan untuk mengakses semua informasi dari database. Beberapa ini mungkin diijinkan untuk retrieve data, meskipun yang lainnya diijinkan untuk retrieve dan update.  Operasi retrieve dan update juga perlu dikontrol. Secara khusus user atau kelompok user memiliki password untuk dapat mengakses database. DBMS menyediakan keamanan dan subsistem otorisasi yang DBA gunakan untuk membuat account dengan batasan2nya. 

3)      Providing persistent storage for program object and data structures

Ini yang mengawali sistem database berorientasi objek. Misalnya tipe record dalam pascal atau definisi kelas di C++. Nilai  dari variable program dihilangkan setiap program selesai, kecuali pemrogram menyimpannya secara permanen dalam file, yang biasanya dikonversi ke format yang sesuai. Untuk membacanya, pemrogram harus mengkonversi dari format file ke struktur variable program. Objek ini disebut persistence. Struktur data pada tradisional database tidak kompatibel dengan struktur data bahasa pemrograman, disebut impedance mismatch problem.

4)      Permitting inferencing and actions using rules

Sistem database deduktif memiliki kemampuan mendefinisikan rule deduksi untuk

menginfer informasi baru.  Misal menentukan siswa dalam masa percobaan. Ini dideklarasikan sebagai rule. Pada DBMS tradisional, kode program prosedural seperti ini secara eksplisit perlu ditulis. Tetapi jika rule diubah, yang tepat diubah adalah rule deduksi yang dideklarasikan daripada mengkoding prosedur programnya. Sistem database aktif menyediakan rule  yang aktif yang dapat secara otomatis menginisialisasi aksi.

5)      Providing multiple user interfaces

Karena banyak tipe user dengan level pengetahuan teknik yang bermacam-macam

dalam menggunakan database, DBMS perlu  menyediakan interface user yang bermacam2 pula, yaitu bahasa query bagi casual user; bahasa pemrograman interface untuk pemrogram aplikasi; form dan kode perintah bagi parametric user; menu-driven interface dan  natural-language interface bagi stand-alone user

(dikenal dengan GUI).  

6)      Representing complex relationships among data

Database terdiri dari bermacam2 data yang saling berhubungan. DBMS memiliki

kemampuan untuk mewakili bermacam-macam hubungan yang kompleks diantara data secara mudah dan efisien.

7)      Enforcing integrity constraints

DBMS memiliki kemampuan untuk membuat suatu integrity constraint. Tipe yang

paling sederhana dari integrity contraint adalah menspesifikasikan tipe data untuk

setiap item data. Misal item data untuk Class yang boleh disimpan adalah integer

1 hingga 5, nilai Name harus string dan tidak lebih dari 30 karakter. Perancang database bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan integrity constraint selama perancangan database. Beberapa constraint dibuat dan secara otomatis dijalankan, beberapa lagi  ada yang harus diperiksa dengan program update atau pada saat data entry.

8)      Providing backup and recovery

Backup dan sub sistem recovery merupakan fasilitas yang harus disediakan DBMS. Misal jika sistem komputer gagal saat sedang mengupdate program, sub sistem recovery bertanggungjawab untuk memperbaiki atau memastikan database direstore ke keadaan sebelum program dieksekusi kembali. Atau sub sistem recovery memastikan bahwa program diresume dari keadaan dimana di interupsi  sehingga database dapat menyimpannya.